Jedan raspored, manje dogovaranja u timu.
Ko radi sutra? Je li taj termin već zauzet? Kada cijeli tim ima isti pregled, manje je provjeravanja poruka, a više prostora za mirniji radni dan.
U malom timu mnogo stvari riješite usput. Dogovorite zamjenu smjene, pomjerite termin i prenesete poruku kolegi. Problem nastaje kada važna promjena ostane samo u razgovoru koji nisu svi čuli.
Zajednički raspored pomaže da informacije ne zavise od toga ko je posljednji pogledao grupnu poruku. Cilj je jednostavan: svako treba znati gdje provjerava svoj dio dana.
Dogovorite jedno mjesto za promjene
Prije novog alata vrijedi dogovoriti pravilo: gdje se bilježi promjena termina i ko ažurira dostupnost? Ako se dio promjena vodi u svesci, dio u porukama, a dio u kalendaru, provjeravanje se nastavlja.
Odredite šta zaposleni sami uređuju, a za šta se obraćaju osobi koja vodi raspored. Jasan dogovor je korisniji od velikog broja obavještenja.
Povežite zaposlene s uslugama koje nude
Nije svaka usluga dostupna kod svakog zaposlenog. Povezivanjem usluga i članova tima lakše ćete predstaviti stvarnu ponudu klijentima i izbjeći dodatna pojašnjenja nakon odabira.
- Provjerite ko pruža pojedinu uslugu.
- Uskladite radno vrijeme s planiranim smjenama.
- Unesite odsustva čim je dogovor potvrđen.
- Pregledajte raspored prije početka radnog dana.
Raspored vrijedi onoliko koliko mu tim može vjerovati.
Uvedite promjenu postepeno
Ne morate istog dana mijenjati svaki dio poslovanja. Krenite od jedne stvari koja najčešće stvara zabunu, na primjer promjene termina ili pregleda smjena.
Nakon nekoliko radnih dana pitajte kolege šta je postalo jasnije, a gdje i dalje traže dodatnu potvrdu. Na osnovu tih odgovora uredite pravila i nazive. Najbolji raspored je onaj koji tim zaista koristi.
